THÔNG BÁO Kế hoạch tổ chức Lễ tốt nghiệp tháng 04/2023

Thời gian

Sự kiện

7g00 - 7g30

Đón tiếp đại biểu, sắp xếp vị trí cho người nhận bằng

Tiến sĩ, Thạc sĩ, sinh viên khen thưởng, sinh viên PFIEV, Kỹ sư tài năng & phụ huynh vào hội trường.

7g30 - 7g45

Văn nghệ chào mừng

7g45 - 7g50

Nghi thức chào cờ, Tuyên bố lý do, Giới thiệu đại biểu

7g50 - 8g00

Diễn văn khai mạc và chúc mừng của Hiệu trưởng

8g00 - 8g05

Video chào mừng sinh viên tốt nghiệp

8g05 - 8g10

Phát biểu của đại diện Đại học Quốc gia TP.HCM

8g10 – 9h00

Trao bằng Tiến sĩ, trao bằng Thạc sĩ

9g00 - 9g30

Khen thưởng học viên cao học xuất sắc, đứng đầu ngành của chương trình Đào tạo Kỹ sư Chất lượng Cao Việt Pháp và đứng đầu khóa học của Chương trình Đào tạo Vừa làm vừa học

9g30 - 9g35

Phát biểu của đại diện sinh viên tốt nghiệp

9g35 - 9g40

-    Phát biểu của đại diện Ban đại diện Cộng đồng Cựu sinh viên Phú Thọ - Bách khoa (BKA)

9g40 – 10h

-    Trao bằng tốt nghiệp sinh viên PFIEV và Kỹ sư Tài năng

10h

-    Kết thúc

TT

Thời gian

Khoa

1

10h30 – 12h00  ngày 21/04/2023

Khoa Cơ khí (174)

2

13h00 – 15h00 ngày 21/04/2023

Khoa Kỹ thuật Xây dựng (199)

3

15h30 – 17h00 ngày 21/04/2023

Khoa Điện – Điện tử (200)

4

07h30 – 09h00 ngày 22/04/2023

- Khoa Kỹ thuật Địa chất & Dầu khí (24)

- Khoa Kỹ thuật Giao thông (50)

- Khoa Khoa học Ứng dụng (30)

- Khoa Quản lý Công nghiệp (32)

5

09h30 – 11h00 ngày 22/04/2023

Khoa Khoa học & Kỹ thuật Máy tính (106)

6

13h00 – 14h30 ngày 22/04/2023

- Khoa Kỹ thuật Hóa học (53)

- Khoa Môi trường & Tài nguyên (26)

- Khoa Công nghệ Vật liệu (56)

- Trung tâm Đào tạo Bảo dưỡng Công nghiệp (15)

7

15h00 – 17h00 ngày 22/04/2023

OISP (138)

STT

Nội dung công việc

Thời hạn

I. Phòng Quản trị Thương hiệu Truyền thông

1

Chọn MC, văn nghệ, sinh viên phát biểu

10/04/2023

2

Âm thanh, ánh sáng cho trọn 2 ngày diễn ra lễ, thiết kế toàn bộ không gian lễ, chuẩn bị hoa

20/04/2023

3

Lập và xác định danh sách khách mời, danh sách lãnh đạo Khoa, Phòng tham dự Lễ tốt nghiệp, danh sách triệu tập tham dự lễ tốt nghiệp

11/4/2023

4

Thiết kế, in và phát hành thư tới Khách mời, gửi mẫu backdrop và thư mời tới các Khoa (để phát cho sinh viên), Phòng Đào tạo Sau đại học (để phát cho người hướng dẫn, cho TS, ThS)

14/04/2023

5

Photo booth chụp hình, Instagram, hashtag, bandroll, backdrop, 2 bảng led 2 bên sân khấu

19/4/2023

6

Thông cáo báo chí và mời báo chí

17/4/2023

7

Soạn và thông báo Kế hoạch tổ chức (trước 2 tuần) và Chương trình lễ tốt nghiệp (trước 1 tuần) sau khi Ban giám hiệu phê duyệt

7/4/2023

8

Làm khung giấy khen theo bộ nhận diện thương hiệu

13/4/2023

9

Diễn văn chúc mừng SV của Hiệu trưởng

17/4/2023

10

Phân công Hội trường của các nhóm sinh viên nhận bằng, chuẩn bị sơ đồ hội trường A5

13/4/2023

11

Tổng duyệt chương trình

20/4/2023

12

Chụp hình toàn bộ sự kiện

21-22/4/2023

13

Tổ chức đội  cộng tác viên điều phối Lễ tốt nghiệp

10/4/2023

14

Điều phối chương trình lễ Trường (sân khấu, hội trường)

21/4/2023

15

Xây dựng kịch bản Lễ Trường và kịch bản cơ bản cho Lễ của các Khoa

17/4/2023

16

Dịch vụ chụp hình chân dung tốt nghiệp tại studio

10-19/4/2023

17

Nhận bìa bằng từ Phòng đào tạo trước khi sự kiện tốt nghiệp diễn ra

20/4/2023

18

Giao nhận khăn bàn, áo ghế với phòng CTCT-SV   

20/4/2023

II.Phòng Đào tạo

1

Thông báo và cập nhật số lượng sinh viên tốt nghiệp bao gồm: Số lượng tổng và số lượng sinh viên đại học tốt nghiệp của từng Khoa, cập nhật cho Phòng QTTH – TT khi có bổ sung

14/4/2023

2

Chuẩn bị bìa Bằng

Phát hành và phát mã vạch điểm danh sinh viên tới các Khoa đúng thời hạn (cùng thời điểm phát hành thư mời)

17/4/2023

3

Thông báo cho sinh viên về lễ tốt nghiệp (ngay sau khi phát hành thông báo số 1 về kế hoạch tổ chức)

13/4/2023

4

Điều hành buổi tổng duyệt cùng với P.QTTH-TT và P.ĐT SĐH

20/4/2023

5

Điều phối việc chụp hình sinh viên tốt nghiệp cùng với P.QTTH-TT

21-22/4/2023

6

Phối hợp với đơn vị chụp ảnh thuê, phát hành ảnh sinh viên tốt nghiệp lên trang web mybk.hcmut.edu.vn

21/4/2023

7

Phối hợp điều hành buổi lễ cùng với P.QTTH-TT và P.ĐT SĐH

21/4/2024

III.Phòng ĐT.SĐH

1

Cung cấp cho Phòng QTTH-TT: Danh sách TS, Danh sách khen thưởng ThS, danh sách thầy/cô hướng dẫn TS để mời trao bằng (trước 2 tuần) và Các quyết định liên quan, nhận thư mời và phát hành thư mời

10/4/2023

2

Cung cấp cho các P.QTTH-TT danh sách TS, ThS

10/4/2023

3

Phát thư mời cho ThS các Khoa

14/04/2023

4

Chuẩn bị bìa Bằng TS và ThS

20/4/2023

5

Điều hành buổi tổng duyệt cùng với P.QTTH-TT và P.ĐT

20/4/2023

6

Điều phối phần trao bằng và thưởng TS, ThS (bao gồm cả lễ tân hỗ trợ và hoa)

21/4/2023

IV.Phòng CTCT-SV

1

Chuẩn bị hậu cần khánh tiết:

- Cờ truyền thống của trường

- Cờ phướn treo dọc đường từ Cổng 1 vào đến HT-A5

- Trực âm thanh: cho buổi lễ (có thể yêu cầu micro khác nhau)

- Công tác tuyền hình ảnh trực tiếp (máy quay, màn hình) từ Hội trường A5 đến tầng trệt A5 để phụ huynh theo dõi

20/4/2023

2

Chuẩn bị Hội trường A5

- Chuẩn bị chai nước và ly có logo BK

- Mở cửa HT-A5 theo trước và trong lễ tốt nghiệp

- Dọn vệ sinh HT-A5

- Bàn và ghế cho Trưởng khoa trên sân khấu: 15 cái

- Nhận khăn bàn, áo ghế từ Phòng QTTH-TT và bàn giao cho các khoa/Trung tâm. Cuối chương trình giao lại đầy đủ cho Phòng QTTH-TT

- Ghế ngồi cho Hiệu trưởng, Đại diện ĐHQG trên sân khấu: 02 chỗ

- Bộ phận y tế trực tại cơ sở

20-21-22/4/2023

V. Đoàn Thanh niên – Hội Sinh viên

1

Chuẩn bị vị trí đón phụ huynh và màn chiếu, laptop, ghế tại địa điểm đón tiếp và phát chương trình lễ cho phụ huynh

20/4/2023

VI. TT Hỗ trợ sinh viên – Việc làm

1

Phát hành kỷ yếu tốt nghiệp

20/4/2023

2

Ra thông báo về phát/thu hồi Lễ phục tốt nghiệp cho các đơn vị

17/4/2023

VII. Phòng Quản trị Thiết bị

1

Đảm bảo cơ sở vật chất và hệ thống điện trong quá trình chuẩn bị và sự kiện chính diễn ra.

21-22/4/2023

2

Bố trí bảng hướng dẫn để tránh tuyến xe buýt 50

21-22/4/2023

VIII. Phòng Tổ chức Hành chính

1

 Thông báo sự kiện đông người với địa phương;

17/4/2023

2

 Điều động lực lượng bảo vệ hỗ trợ bên trong và ngoài HTA5, khuôn viên trường.

21-22/4/2023

IX. Các Khoa, Văn phòng Khoa, Văn phòng đào tạo quốc tế

1

Chủ động lên chương trình của các Khoa và đưa nội dung vào mẫu thư mời chung, in thư mời và phát thư mời cho sinh viên

17/4/2023

2

Chuẩn bị khay, khăn phủ khay theo nhu cầu của từng đơn vị

3

Phát hành mã vạch điểm danh, phát lễ phục và thông báo cho sinh viên về ngày giờ, địa điểm chương trình tổng duyệt và chương trình lễ của Trường (đối với sinh viên tốt nghiệp kỹ sư chương trình tài năng + PFIEV) và Chương trình lễ của Khoa (đối với sinh viên của Khoa).

17/4/2023